2.データ入力の基礎

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 データ入力を始める前に

日本語入力ソフトの事が少しはわかっていただけたでしょうか。
次は入力編のデータ入力の基礎です。

パソコンを始めると、まず基本は文字入力(タイピング)です。
名簿・企画書・プレゼンテーション用資料・コンテンツの制作・DTP・デザイン画のテキスト等、すべて文字入力が必要です。

データ入力を始める前に、以下のことを頭にいれてとりかかりましょう。

  1. 入力前の点検(パソコンの環境・メンテナンス・仕様確認・数量確認・納期・時間配分)

  2. 入力ミスを最小限にとどめるためのツールを使う

  3. 原稿どおりに正確に入力すること

  4. 入力したテキストが、どのような使い方をされるか把握すること

  5. 間違っている箇所も書き直すことができること(誤字・脱字の修正)

  6. 古いデータも書き直すことができること(新郵便や新電話番号への移行)

  7. 最終的に必ずプリントアウト校正を行う
    (元原稿が印字されたデータであれば、フォント・フォントサイズ・行間なども同じに設定すれば校正はスムーズです。元原稿の文字が小さい場合は、拡大コピーを行い校正します)

  8. 重複処理が必要な場合は行う。参照:Excel で重複調査マクロ・フリーウエア

データを入力する段階で、ミスを最小限にとどめるように工夫します。
辞書や各種ソフトのツールを併用して使いこなすと良いでしょう。入力に便利なもの。

これらを効率よく使ってみましょう。
テキストであれば、どのソフト間でもインポート・エクスポート可能ですし、Microsoft のアプリケーションソフトであればリンクも可能です。

データ入力を終えてからは、大切な校正に入ります。

校正を行っていないデータは、100%確実に入力ミスがあります。

入力だけでは、まだ作業は半分も終わってはいません。
全体を把握し、いろいろな角度から校正を行う事で100%入力ミスのないデータに近づけます。

入力を始めたばかりの方は、1度のプリントアウト校正では間違いが見つけられません。
校正ができる方に見てもらったり、最初はめんどうでも2度行うと自分のくせがわかるようになります。

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データ入力基礎講座
データ入力編: 1.日本語入力ソフト 2.データ入力の基礎 3.ファイルの種類に分かれています。 Excel編: 4.Excel で名簿入力 5.Excelで校正 6.Excelで重複マクロ に分かれています。 パソコン全般: 7.パソコンの使い勝手 8.メンテナンスの仕方 に分かれています。
  1. 日本語入力ソフトの話 4. Excel で名簿入力 7. パソコンの使い勝手
  2. データ入力の基礎 5. Excel で校正 8. メンテナンスの仕方
  3. ファイルの種類 6. Excel で重複マクロ  

これらの説明は、OSが Windows の場合を前提としています。OSのバージョンによっては動作の仕方が変わることがあります。
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