4.Excel で名簿入力　＞　4-4 データの入力規則

このページを印刷

　入力者が多数で書式統一をする場合は、データの入力規則

番号	名前	フリガナ	郵便番号	住所	電話番号	FAX番号
×		×	×	×	3300-0000	3300-0000

上記、■電話番号の入力時

英数半角指定

データの入力規則とは、入力の時点で 半角しか入らない設定をしたり、カタカナ全角しか入らない設定をすることです。
複数の人が入力する場合は、初めから設定をしていると書式統一も出来て、美しいデータに仕上がります。

Excel のメニュー：『データ』→『入力規則』→『日本語入力』→『オフ』を選びます。

他にも、文字を入力しようとすると、「ダメダメ、ここは全角カタカナだって〜！」というような、注意を促す事が出来ます。『設定』『入力時メッセージ』『エラーメッセージ』『日本語入力』などのメニューがでてきます。　

メニュー	機能
設定	日付に何日〜何日までの間と指定したり、文字列の長さ（桁数）を指定したり、リストから指定されたものだけを入力するように指定が出来ます。
入力時メッセージ	セルを選択した状態の時に、メッセージを表示する事が出来ます。
エラーメッセージ	規則から外れた入力の場合にメッセージを出します。
日本語入力	日本語入力ソフトを オン or オフ にしたり、ひらがな・カタカナ全角・カタカナ半角・全角英数字・半角英数字の指定が行えます。

先程の東京都下のある特定の地域の名簿入力では、住所・電話番号・FAX番号などは、日本語入力をオフにすれば、いつも半角・英数がはいるようになります。

また、男性・女性・その他などの性別を書き込まなくてはならない場合、男性を1、女性を2、不明を3 と置き換えて入力をします。
『データ』→『入力規則』→『設定』で以下のようにしてみます。

設定−条件の設定	条件の設定
リスト	参照先のデータしか、入力出来ないようにする。 　1，2，3　 これは、文字などにも応用できます。
整数	1〜3の間しか、入力出来ないようにする。
1.入力の時点で入るはずのない文字（数字）を阻止します。 2.メッセージを出せば、情報も付加する事が出来ます。 3.半角・全角英数字の指定も行えます。 ポイント ：桁数指定も便利です。数字が半角８桁しか入らない指定を行う場合は、 文字列の長さ指定で、「8」（8バイト）と指定します。

エラーメッセージを出すようにすると、もし、間違って違った文字を入力した場合は、

と、各自の仕様を表示することができます。

応用編

大阪市の市外局番、先頭が「06-」以外の場合エラーになる入力規則について。

1.入力規則を設定したいセルをひとつ選択する。たとえば、セル「E2」を選択したとする。

2.「データ」−「入力規則」メニューを選択する。

3.「入力値の種類」を「ユーザー設定」に設定する。「数式」に次のように入力する。=LEFT(E2,3)="06-"

4.「空白を無視する」チェックボックスがオンになっていることを確認する。

5.「OK」ボタンをクリックする。 このままではそのセルにのみ入力規則が設定されているのそのセルをコピーする（「編集」−「コピー」）。

6.入力規則を設定したいセルをすべて選択する。

7.「編集」−「形式を選択して貼り付け」メニューを選択する。表示されるウインドウ上で「入力規則」を選択して「OK」ボタンをクリックする。すると、入力規則が対象となるセルにコピーされます。 =LEFT(E2,3)="06-" は、「セル E2 に入力された文字列の左3文字が『06-』と等し いかどうか」をチェックするための数式です。入力された文字列の先頭3文字が 「06-」だったらOK、そうでなければエラーが出ます。

入力規則が設定されている箇所を探す方法。

『編集』『ジャンプ』『セル選択』『入力規則』で、入力規則が設定されている セルがアクティブになります。

日本語入力ソフトでの半角・英数字指定

半角・英数字は、日本語入力ソフトからも行うことができます。
ATOK12〜15では、『プロバティ』→『入力変換2』→『テンキー半角入力』『する』

Maifrosoft IME2000 のでは、『プロパティ』→『全般』→『テンキーからの入力』→『常に半角』

次は 4-5　Excel ショートカット